Что бухгалтерию отдают на аутсорсинг в первую очередь

Первыми на аутсорсинг обычно уходят расчёт зарплаты и кадровое делопроизводство. Это трудоёмкие участки, где ошибка стоит дорого: неверная сумма в расчётном листке или пропущенный срок выплаты почти всегда оборачивается конфликтом с сотрудником, а иногда и жалобой в трудовую инспекцию.

Следом по частоте передачи идут подготовка и сдача регламентированной отчётности — деклараций по НДС, налогу на прибыль, расчётов по страховым взносам — и налоговое сопровождение. Штатному бухгалтеру эти участки редко приносят удовольствие: рутины много, а роста компетенций мало.

На практике часто остаётся закономерность: чем меньше участок связан со стратегическими решениями директора и чем выше цена технической ошибки, тем охотнее его отдают вовне. Работа с внешним подрядчиком заодно подтягивает и штатного специалиста — он учится формулировать задачу как заказчик, а не как исполнитель, и разбирается в учётных программах глубже, потому что взаимодействие с аутсорсером почти всегда идёт через них.

Аутсорсинг реально снижает издержки там, где объём операций небольшой и нет смысла держать в штате узкого специалиста на полную ставку — сезонный бизнес, компании с несколькими наёмными сотрудниками, ИП без бухгалтера. Там же снижается и риск технической ошибки, потому что учёт ведёт человек, который занимается только этим и держит в голове актуальные формы отчётности.

Заметной экономии аутсорсинг не даёт, если в компании большой ежедневный документооборот, сложная первичка и нужен человек на месте — тогда стоимость обслуживания у внешнего подрядчика может оказаться сопоставима с зарплатой штатного бухгалтера, а иногда и выше, если считать без учёта всех сопутствующих расходов на сотрудника.

Для ИП на упрощённой системе налогообложения цена ошибки в расчётах, как правило, ниже: меньше форм отчётности, часто нет наёмного персонала, а значит нет и риска трудовых споров из-за неверно рассчитанной зарплаты.

Для ООО ситуация другая. По статье 7 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» ответственность за организацию учёта несёт руководитель, а ведение бухучёта возлагается на главного бухгалтера или иное должностное лицо. Если в компании есть наёмный персонал, ошибка в расчёте зарплаты или в отчётности по нему грозит не только штрафом от контролирующего органа, но и разбирательствами с сотрудниками — вплоть до обращения в трудовую инспекцию или суд.

Аутсорсинг строится на партнёрстве двух равноправных сторон, а не на подчинении одной стороны другой. Если этот принцип нарушается ещё на старте, сотрудничество вряд ли принесёт пользу бизнесу — независимо от того, насколько квалифицирован подрядчик.

На практике это касается не только бухгалтерии: если компания не готова формулировать задачу письменно и заранее, у неё возникнут те же сложности с любым внешним подрядчиком — юристом, ИТ-специалистом, маркетологом.

Передача учёта на аутсорсинг не означает автоматического увольнения бухгалтера. Штатный сотрудник работает только с одной компанией, знает её особенности в деталях и, если проработал в ней достаточно долго, заинтересован в результате иначе, чем внешний исполнитель, ведущий сразу несколько клиентов.

Полностью убирать бухгалтера из штата решаются нечасто. Обычно должность сохраняют, но меняют её функцию: главный бухгалтер становится координатором — принимает документы от директора, передаёт их аутсорсеру, следит за сроками и быстро отвечает на текущие вопросы руководства на месте.

Компания, которая убирает бухгалтера полностью, теряет человека, который может немедленно среагировать на вопрос директора или срочно внести правку в документ. Аргумент про безопасность данных при этом скорее психологический: условие о конфиденциальности информации закладывается в договор с подрядчиком отдельным пунктом, а не зависит от того, сидит ли специалист в соседнем кабинете.

С юридической точки зрения аутсорсинг бухучёта оформляется как договор возмездного оказания услуг по главе 39 Гражданского кодекса РФ, а не как договор подряда. Это значит, что подрядчик обязуется оказывать услугу с нужной регулярностью, но не гарантирует конкретный «результат» в виде отсутствия любых ошибок навсегда — поэтому условия ответственности сторон важно прописывать в самом договоре, а не рассчитывать на них по умолчанию.

За грубое нарушение правил ведения бухучёта и составления отчётности отвечает должностное лицо организации — по статье 15.11 КоАП РФ. По состоянию на 2024 год штрафы выглядят так.

Важный нюанс, который часто упускают при переходе на аутсорсинг: этот штраф налагается на должностное лицо компании, а не на подрядчика, если иное прямо не закреплено в договоре. Поэтому при выборе аутсорсера стоит отдельно смотреть пункт о возмещении убытков и штрафов, возникших по вине исполнителя, а не считать, что ответственность автоматически переходит к нему.

Сравнивать напрямую зарплату штатного бухгалтера со счётом аутсорсера — типичная ошибка при подсчёте выгоды. Правильнее сопоставлять полную стоимость владения штатной единицей с фиксированной стоимостью обслуживания у подрядчика.

Точную цифру экономии без анализа объёма документооборота и текущих затрат конкретной компании назвать нельзя — она зависит от количества операций, наличия наёмного персонала и состояния учёта на момент перехода. Любые обещания фиксированной экономии в процентах до анализа документов стоит воспринимать с осторожностью.

По оценке одного из международных исследовательских агентств, к 2030 году объём мирового рынка аутсорсинга финансовых и бухгалтерских бизнес-процессов достигнет 110,74 миллиарда долларов, а среднегодовой темп роста рынка составит 9,1%. В качестве основных факторов роста называют технологические изменения, усиление глобальной конкуренции и появление новых инструментов автоматизации учёта.

Опрос представителей крупных российских компаний, проведённый одной из консалтинговых компаний, показал похожую тенденцию внутри страны: участники ожидают роста рынка аутсорсинга на трёхлетнем горизонте, а больше трети опрошенных планируют увеличивать долю аутсорсинга именно в ИТ-услугах в среднесрочной перспективе.

Для малого и среднего бизнеса это означает практическую вещь: рынок подрядчиков будет расширяться и специализироваться, а значит выбор конкретного партнёра стоит делать по тому, какие участки учёта он ведёт постоянно, а не по общим обещаниям.

Каждая компания приходит к передаче учёта вовне с разным набором задач: у кого-то болит расчёт зарплаты, у кого-то — сдача отчётности в срок, у кого-то накопились прошлые ошибки, которые нужно сначала разобрать. Готового решения «отдать всё» или «оставить всё в штате» не существует — вопрос в том, какие именно участки в вашей компании стоит передать, а какие лучше оставить у координатора на месте.

Бухгалтер «Актив Плюс» может посмотреть на вашу текущую ситуацию — состояние документов, объём операций, наличие наёмного персонала — и обсудить, какой вариант разгрузит вас без риска для отчётности. Точные цифры экономии и сроки перехода имеет смысл называть только после того, как понятен объём и состояние учёта конкретно у вас.