Штатный бухгалтер против аутсорсинга: считаем реальные расходы

Дальше — честный разбор: что реально прибавляется к окладу штатного специалиста, во сколько это выливается за год и в каких случаях содержать бухгалтера в штате действительно выгоднее. Такие ситуации есть, и их стоит называть прямо.

Оклад — это только часть суммы, которую компания платит за штатного бухгалтера. Сверху добавляются страховые взносы, простои на время отпуска и болезни, а также стоимость программ и рабочего места. С другой стороны, базовый тариф обслуживания на стороне рассчитан на определённый объём операций — и если работы у компании больше, чем закладывает тариф, сравнивать голые цифры бессмысленно. Корректное сравнение учитывает оба искажения одновременно.

К окладу бухгалтера добавляется несколько статей расходов, которые редко попадают в устный расчёт собственника: обязательные взносы, программное обеспечение, рабочее место и цена простоя на время отпуска или болезни. Разберём каждую по отдельности.

С каждой выплаты работнику компания начисляет страховые взносы сверх оклада. В 2026 году общий тариф — 30% в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ на человека нарастающим итогом с начала года и 15,1% с суммы сверх неё. Предельная база установлена постановлением Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705.

При окладе 80 000 ₽ в месяц годовой доход составит 960 000 ₽ — до предельной базы далеко, поэтому взносы считаются по ставке 30% со всей суммы: 288 000 ₽ в год.

Отдельно начисляются взносы на страхование от несчастных случаев. Тарифы установлены Федеральным законом от 22.12.2005 № 179-ФЗ: 32 тарифа от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска. Для офисной деятельности действует минимальный тариф 0,2% — 1 920 ₽ в год.

Если компания сохраняет пониженный тариф для малого и среднего бизнеса, взносы будут меньше, но с 2026 года эта льгота действует только для отраслей из установленного перечня и только при доле профильного дохода не менее 70%.

В сравнениях штата и обслуживания на стороне к расходам работодателя иногда прибавляют ещё и НДФЛ. Это ошибка.

НДФЛ — налог самого работника. Работодатель лишь удерживает его из начисленной зарплаты как налоговый агент и перечисляет в бюджет по правилам статьи 226 НК РФ. При окладе 80 000 ₽ сотрудник получит на руки около 69 600 ₽, а 10 400 ₽ уйдут в бюджет — но из тех же восьмидесяти тысяч, а не сверх них.

Прибавление НДФЛ к расходам компании раздувает итоговую цифру примерно на 13% и делает штатного сотрудника искусственно дороже, чем он есть на самом деле.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней по статье 115 ТК РФ. Это не дополнительные деньги сверх оклада: отпускные выплачиваются вместо зарплаты. Но это месяц в году, когда работа не выполняется, а сроки сдачи отчётности при этом никуда не сдвигаются.

То же самое с больничным: первые три дня оплачивает работодатель, дальше — Социальный фонд, но результат один — задачи стоят на месте. Дальше у собственника два пути, и оба стоят денег:

Штатному бухгалтеру нужны инструменты для работы, и они не бесплатны:

Без сопровождения 1С работать нельзя: формы отчётности и ставки меняются несколько раз в год, программу нужно регулярно обновлять. Есть тарифы дешевле ПРОФ и облачные варианты, но нулевым этот расход не бывает никогда.

Соберём все статьи расходов вместе для оклада 80 000 ₽ в месяц — величина условная, в реальном расчёте нужно подставить фактическую зарплату по вашему региону.

Разово в первый год добавляются лицензия 1С и оснащение рабочего места — от 90 000 ₽. К любой сумме оклада прибавляется примерно 30% взносов, а сверху ложится стоимость программ и техники — пропорция сохраняется независимо от размера зарплаты.

Базовые тарифы бухгалтерского обслуживания на стороне рассчитаны на определённый объём операций в месяц. Компания, которой хватает недорогого базового тарифа, — это компания, где штатный бухгалтер на полной ставке был бы недозагружен. И наоборот: там, где работы хватает на полный рабочий день, обслуживание на стороне тоже будет стоить не базовых денег, а суммы, сопоставимой с реальным объёмом операций.

Поэтому правильный вопрос звучит не «что дешевле вообще», а «хватает ли компании работы на полный рабочий день бухгалтера». Если нет — часть суммы, потраченной на штат, уходит на оплату простоя. Если да — сравнивать нужно уже конкретное предложение под свой объём документооборота, а не усреднённые базовые тарифы.

Есть ситуации, где свой человек в штате — правильный выбор:

Частый компромисс — гибридная схема: свой человек ведёт первичку и текущие операции, а сложные участки, отчётность и общение с налоговой передаются на сторону. Так закрывается и оперативность на месте, и квалификация по редким вопросам.

Усреднённый расчёт с условным окладом полезен для понимания порядка цифр, но у каждой компании свой документооборот, регион и объём операций. В «Актив Плюс» можно обсудить с бухгалтером именно ваш объём задач и сравнить конкретные цифры вместо усреднённых оценок — это поможет решить, держать ли специалиста в штате или передать учёт на обслуживание.