Какие документы по охране труда должны быть в компании
Нормативная база
Ключевые нормативные акты по охране труда
Сложность подготовки документов по охране труда в том, что требования разбросаны по десяткам разных нормативных актов. Разберёмся, как собрать полную картину и подготовить всё необходимое без лишней путаницы.
Вопросы охраны труда затрагиваются в следующих нормативных документах:
- Трудовой кодекс РФ.
- Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда».
- Приказ Минтруда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда».
- Приказ Минтруда от 28.12.2021 № 926 «Об утверждении Рекомендаций по выбору методов оценки уровней профессиональных рисков и по снижению уровней таких рисков».
- Приказ Минтруда от 31.01.2022 № 37 «Об утверждении Рекомендаций по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы охраны труда».
- Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 771н «Об утверждении Примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда».
- Закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
- Постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда».
- Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем».
- Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н «Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами».
Этот перечень не исчерпывающий — существуют и другие акты, регулирующие охрану труда. Разберём подробнее, что именно требует Трудовой кодекс.
Требования ТК РФ
Какие документы по охране труда обязательны согласно Трудовому кодексу
Трудовой кодекс не даёт закрытого списка документов по охране труда. В нём упоминаются только правила и инструкции по охране труда (ст. 209, 214 ТК РФ), и они обязательны для каждой компании. Исключение возможно, если работодатель уже разработал инструкции, учитывающие требования правил, утверждённых Минтрудом. В этом случае отдельные правила можно не разрабатывать и ограничиться инструкциями (письмо Минтруда от 27.12.2021 № 15-2/ООГ-3549).
При разработке инструкций стоит опираться на приказ Минтруда № 772н — он устанавливает базовые требования к их структуре и содержанию.
Отсутствие обязательных инструкций или правил по охране труда — одно из самых частых нарушений, которое выявляют при проверках, поэтому этому вопросу стоит уделить особое внимание при формировании кадрового документооборота.
Мероприятия по ОТ
Шаг 1. Определить перечень мероприятий по охране труда
Чтобы понять, какие именно документы нужно оформить конкретному работодателю, стоит оттолкнуться от списка обязательных мероприятий по охране труда.
К основным мероприятиям в этой сфере относятся:
- специальная оценка условий труда;
- оценка профессиональных рисков;
- проведение медицинских осмотров сотрудников;
- обучение по охране труда;
- расследование и учёт микротравм, несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
- обеспечение средствами индивидуальной и коллективной защиты и т. д.
Не каждое из этих мероприятий актуально для конкретной компании. Например, если сотрудники не сталкиваются с вредными факторами, загрязнениями или особыми температурными условиями, выдавать им СИЗ не требуется. А вот специальную оценку условий труда обязаны проводить все работодатели без исключения, и в её рамках понадобится подготовить ряд обязательных документов.
Начать стоит с изучения раздела X Трудового кодекса — там приведён полный перечень необходимых мероприятий по охране труда.
Изучение НПА
Шаг 2. Изучить нормативные акты по отдельным мероприятиям
Как правило, каждый нормативный акт закрепляет собственный перечень документов, необходимых для проведения конкретного мероприятия.
Например, для проведения вводного инструктажа новых сотрудников потребуется оформить (п. 11, 88 Правил № 2464):
- приказ о проведении инструктажа и назначении ответственного лица;
- программу инструктажа;
- документы, подтверждающие факт проведения инструктажа, — например, специальный журнал (письмо Минтруда от 30.05.2022 № 15-2/В-1677).
Ниже — основные мероприятия по охране труда, регулирующие их нормативные акты и примерный перечень документов, которые понадобятся в каждом случае.
Специальная оценка условий труда. Регулируется законом № 426-ФЗ. В рамках мероприятия оформляют:
- приказ о проведении СОУТ и создании комиссии;
- график проведения СОУТ;
- перечень рабочих мест, подлежащих оценке;
- протокол исследований и измерений вредных и опасных факторов;
- декларацию соответствия условий труда.
Предварительные медицинские осмотры. Регулируются приказом Минздрава № 29н. Понадобятся:
- список сотрудников, подлежащих предварительному медосмотру;
- направление на медосмотр;
- журнал учёта выдачи направлений.
Первичный инструктаж. Регулируется Правилами № 2464. Требуются:
- приказ о проведении первичного инструктажа и назначении ответственных;
- программа первичного инструктажа по охране труда;
- перечень должностей, освобождённых от прохождения первичного инструктажа;
- документы, регистрирующие проведённый инструктаж.
Расследование и учёт несчастных случаев. Регулируется ст. 229 ТК РФ и приказом Минтруда № 223н. Оформляются:
- приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая;
- акт о несчастном случае на производстве;
- журнал регистрации несчастных случаев.
Обеспечение сотрудников СИЗ. Регулируется приказом Минтруда № 766н. Понадобятся:
- нормы бесплатной выдачи СИЗ;
- положение об обеспечении работников СИЗ;
- личная карточка учёта выдачи СИЗ.
Чек-листы ГИТ
Шаг 3. Проверить документы по чек-листам
При проверках инспекторы Государственной инспекции труда используют перечни контрольных вопросов, утверждённые приказом Роструда № 20. Чтобы не упустить ни одного обязательного документа, полезно самостоятельно пройтись по таким чек-листам заранее — это существенно снижает риск привлечения к административной ответственности.
Актуальность шаблонов
Шаг 4. Учесть изменения в законодательстве и проверить шаблоны
Использовать шаблоны документов по охране труда, найденные на случайных интернет-ресурсах, рискованно: они быстро устаревают. За последние периоды вступили в силу изменения, которые затронули:
- правила проведения специальной оценки условий труда;
- требования к комплектации аптечек и порядку оказания первой помощи;
- положения о расследовании и оформлении несчастных случаев на производстве.
Поэтому перед тем как использовать любой шаблон, стоит сверить его с действующей редакцией соответствующего нормативного акта — только так можно быть уверенным, что документ примут при проверке.
Заключение
Подведение итогов
Подготовка документов по охране труда требует системного подхода: сначала стоит определить, какие мероприятия применимы к конкретной организации, затем изучить регулирующие их нормативные акты и оформить весь необходимый пакет документов. Регулярная сверка с чек-листами Роструда и отслеживание изменений в законодательстве помогают избежать штрафов и других рисков при проверках.
